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Gestione delle attività di inserimento delle spese sostenute durante la trasferta anche tramite applicazione mobile per smartphone e tablet. Il trasfertista oltre all'inserimento delle spese può allegare le fotografie dei documenti (ricevute, fatture, ecc) velocizzando il controllo prima della consegna cartacea. Grazie alla sincronizzazione automatica, le spese vengono salvate automaticamente in nota spese velocizzando notevolmente il tempo necessario per la rendicontazione.
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Permette di gestire la consuntivazione delle spese sostenute durante la trasferta e l'intero processo post-travel: compilazione e controllo della nota spese, predisposizione della Distinta Rimborsi e autorizzazione alla liquidazione dei rimborsi e dei flussi di contabilizzazione, trasmissione dati ripeilogativi rimborsi ai fini LUL, liquidazione diretta su conto corrente o cedolino, contabilizzazione delle spese su ERP aziendale. L'utente in fase di compilazione della nota spese può inoltre inserire direttamente tutte le informazioni (estremi trasferta, voci di spesa, copia dei docuemnti che saranno archiviati in automatico, percorrenze stradali con acquisizione da Google Maps, riferimenti contabili, anticipi, ecc).
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Monitoraggio ed analisi dell'intero processo per individuare eventuali criticità, inefficienze, razionalizzare i costi e intervenire tempestivamente sull'organizzazione delle trasferte. Un evoluto strumento di business intelligence che permette agli uffici coinvolti nell'intero processo di Trasferta e al Management di monitorare e analizzare i costi di trasferta tramite innovativi grafici e cruscotti di facile comprensione, personalizzabili per tipologia di utente e versatili nella composizione dei dati.
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Permette il coinvolgimento di tutti coloro che partecipano alla gestione dei diversi processi all'interno dell'azienda. Ciò si traduce in un significativo risparmio di tempo e costi grazie ad una maggiore efficienza e automazione dei processi, alla garanzia di correttezza dei dati, al miglioramento della comunicazione, ecc. |
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Garage virtuali sempre aggiornati per la prenotazione dei mezzi, sistemi GPS di tracciamento in real-time persapere tutto su ogni veicolo, strumenti di business analytics per sintetizzare gli indicatori legati ai processi di fleet management in analisi chiare e dettagliate. Con ZCarFleet la flotta è sempre sotto controllo. |
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È la soluzione web per le aziende che vogliono dotarsi di un sistema efficace e completo per il fleet management. Per questo è stata pensata e realizzata una struttura modulare e scalabile per permettere a ciascuna azienda di configurare la propria soluzione in base alle specifiche esigenze e alla propria organizzazione |
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I dati di ogni veicolo sono raccolti in una scheda anagrafica, che costituisce la base di tutte le gestioni delle suite e che permette di definire diverse impostazioni al sistema per automatizzare i controlli riguardanti fiscalità, scadenze e manutenzioni. I dati tecnici dell’auto possono essere inseriti manualmente oppure acquisiti in automatico dalla Banca Dati Quattroruote, basata sul Codice Infocar: utilizzando questa funzione i dati sono costantemente aggiornati sulla base delle schede di omologazione provenienti in via ufficiale dai costruttori e/o dai relativi importatori. |
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A livello amministrativo il sistema supporta la classificazione e la gestione fiscale per ogni tipologia di veicolo, automatizzando: il calcolo del fringe benefit; il controllo delle deducibilità fiscali. |
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Un "garage virtuale" mostra le auto in pool disponibili. Il cruscotto può essere utilizzato dal gestore in modo centralizzato oppure dal dipendente che può procedere in autonoia con la propria richesta. Una notifica confermerà al dipendente l'assegnazione del veicolo. Tutte le assegnazioni dei veicoli vengono tracciate in automatico: il mantenimento dello storico permette quindi di memorizzare e recuperare tutti gli eventi occorsi al mezzo. |
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In caso di veicoli ad uso promiscuo, l'assegnazione avviene tramite un'apposita procedura nella quale l'utente proposto identifica l'assegnatario del veicolo e indica i termini della concessione. La scheda di assegnazione integrata coi dati fringe benefit viene completata con la sottoscrizione della lettera di assegnazione definitiva da parte dell'utente di cosegna dell'auto. |
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In base alle caratteristiche anagrafiche del veicolo ZCarFleet segnala le scadenze impostate di default, siano esse di tipo amministrativo o tecnico tramite notifiche e un pannello di controllo generale che permette di verificare lo stato di ogni scadenza per ogni mezzo. |
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Gli utilizzatori delle autovetture aziendali possono segnalare guasti ed incidenti attraverso l'emissione di ticket indirizzati al Fleet Manager o all'assistenza. A guasti ed incidenti sarà attribuito un codice di priorità da usare a seconda della gravità del caso. |
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I dati relativi agli acquisti di carburante e ai chilometri percorsi possono essere gestiti: tramite inserimento manuale dell'utente; tramite l'acquisizione in tempo reale dei dati disponibili dal sistema di localizzazione satellitare; tramite l'acquisizione dei dati della Fuel Card. |
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La registrazione dello storico delle assegnazioni permette infine di addebitare al dipendente che ha avuto in uso il veicolo eventuali spese come multe, penali, franchigie, ecc. La certezza della responsabilità e quindi la velocità nel processo di gestione ha importanti vantaggi se si pensa ad esempio che nel caso di multe si può ottenere uno sconto del 30% se il pagamento avviene entro 5 giorni dalla notifica della violazione. L'integrazione con i software Paghe permette poi in automatico di segnalare gli addebiti o gli eventuali rimborsi di inserire al cedolino. |
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