La gestione documentale è un’attività cruciale ma spesso sottovalutata, ancora legata a metodi tradizionali lenti e poco sicuri. Un ERP con DMS integrato consente di centralizzare, tracciare e automatizzare i flussi documentali, migliorando efficienza e competitività.

La gestione documentale comprende l’insieme di attività con cui un’azienda raccoglie, organizza, archivia e rende disponibili i propri documenti: fatture, bolle di accompagnamento, contratti, offerte commerciali, note spese, comunicazioni interne e molto altro. Ogni processo aziendale genera documenti che devono essere gestiti correttamente, non solo per motivi amministrativi e fiscali, ma anche per garantire tracciabilità, sicurezza e continuità operativa.


La gestione tradizionale dei documenti

In molte aziende, la gestione documentale viene ancora affrontata con strumenti tradizionali: archivi cartacei, cartelle condivise in rete, file salvati su desktop o server locali. Questo approccio, pur essendo familiare, presenta diversi limiti. Il cartaceo comporta costi di stampa e di spazio, oltre a rischi legati a smarrimento o deterioramento dei documenti. Le cartelle digitali, se non organizzate, rendono difficile reperire velocemente un’informazione, specialmente in aziende con più sedi o reparti.

Pro e contro della gestione tradizionale

Gestire i documenti con modalità tradizionali può sembrare semplice e a basso costo, ma i contro superano di gran lunga i pro. Da un lato, avere un archivio cartaceo o un sistema di cartelle locali non richiede grandi investimenti iniziali. Dall’altro, le inefficienze si moltiplicano: tempi lunghi di ricerca, duplicazioni, difficoltà di accesso da remoto, poca sicurezza e rischio di errori o perdita di informazioni. In un contesto competitivo come quello attuale, questi limiti possono frenare la crescita e la produttività.


Come un ERP può semplificare la gestione documentale

L’evoluzione naturale della gestione documentale passa attraverso i sistemi ERP, che può integrare al suo interno un Document Management System (DMS), che permette di centralizzare tutti i documenti aziendali in un archivio digitale sicuro e facilmente accessibile. Non si tratta solo di archiviazione, ma di veri e propri processi automatizzati: un documento caricato viene classificato, associato al processo di riferimento (ad esempio un ordine di vendita o una fattura passiva), tracciato e reso consultabile da chi ne ha i diritti di accesso.

In questo modo, la gestione documentale diventa parte integrante del ciclo attivo e passivo, della contabilità e della logistica. Tutti i reparti accedono agli stessi dati aggiornati, senza duplicazioni e senza perdita di informazioni.


I vantaggi dell’adozione di un ERP per la gestione documentale

Il passaggio a un sistema ERP integrato con DMS offre benefici tangibili che impattano sull’efficienza aziendale:

• riduzione drastica dei tempi di ricerca e archiviazione;

• maggiore sicurezza e controllo degli accessi;

• tracciabilità completa e conformità normativa;

• possibilità di consultare documenti anche da remoto, tramite cloud;

• integrazione con i processi gestionali già presenti in azienda.

In definitiva, un ERP con gestione documentale integrata non solo elimina i limiti della gestione tradizionale, ma diventa un vero e proprio acceleratore di produttività.

Investire nella digitalizzazione della gestione documentale significa abbandonare modelli obsoleti e rendere la propria azienda più efficiente, sicura e competitiva. Le soluzioni ERP Zucchetti, distribuite e implementate da Zucchetti Systema, integrano moduli avanzati di gestione documentale in grado di accompagnare le imprese verso una trasformazione digitale concreta.

Vuoi saperne di più?

Scopri la soluzione Infinity DMS e richiedi una consulenza senza impegno!