La dematerializzazione dei documenti offre praticità, sicurezza e conformità legale, garantendo la validità nel tempo senza occupare spazio fisico in azienda.

Da una parte a spingere è stato il legislatore, che negli ultimi anni ha reso sempre più chiaro l’appoggio alla dematerializzazione, con delle normative ad hoc; dall’altra hanno avuto un effetto trainante anche le effettive esigenze delle aziende, volenterose di snellire i processi, di liberare gli spazi, di aumentare la sicurezza e così via.

Per queste due principali spinte, la conservazione digitale dei documenti è oggi una pratica sempre più diffusa, per documenti contabili, tributari nonché relativi alla gestione delle risorse umane in azienda.

Come sappiamo la conservazione dei documenti relativi del rapporto del lavoro è un obbligo di legge: tali materiali permettono infatti al datore di lavoro di dimostrare di aver provveduto correttamente, e nelle tempistiche dettate, al versamento di quanto dovuto al lavoratore come agli altri enti, dall’Inps fino all’Inail.

Va peraltro detto che spesso l’utilità della conservazione documentale è tale da superare gli obblighi di legge, rendendo così la conservazione digitale dei documenti HR ancora più conveniente.

Le principali scadenze e le regole generali

Per capire quanto la digitalizzazione documentale possa essere particolarmente utile nel caso dei documenti relativi al rapporto di lavoro, può essere utile ripassare le principali scadenze, così come imposte dalla norma o utili ai fini probatori.

In assenza di uno specifico obbligo di legge, infatti, può essere necessario continuare a conservare un documento fino al termine di prescrizione del corrispondente diritto del lavoratore dipendente. Detto questo, ci sono dei termini di conservazione indicati chiaramente dalle normative in vigore.

Nel caso del Libro Unico del Lavoro si parla per esempio di una durata dell’obbligo di conservazione pari a 5 anni a partire dall’ultima registrazione o dalla messa in uso; si parla di 5 anni anche per i documenti relativi ai contributi assistenziali e previdenziali, durata che può però raddoppiare in caso di denuncia di omissione contributiva da parte del lavoratore.

I documenti rilevanti ai fini fiscali devono essere conservati almeno fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla dichiarazione presentata (in caso di omissione di dichiarazione si passa invece a 7 anni).

Il documento informatico nella conservazione documentale HR

Visti anche i termini di conservazione di alcuni documenti, si capisce quanto la dematerializzazione possa risultare conveniente. Il documento informatico, per essere considerato valido, deve essere generato attraverso una delle modalità indicate dalle linee guida Agid, ovvero:

• Creato tramite degli strumenti software qualificati nel rispetto delle regole di interoperabilità
• Acquisito per via telematica o su supporto informatico, oppure da una copia di un documento analogico
• Memorizzato su supporto informatico in formato digitale
• Generato o raggruppato anche in via automatica

In tutti i casi, il documento informatico deve essere immodificabile, senza la possibilità di alterazione, e integro. A garantire queste caratteristiche sono strumenti come la firma digitale, la memorizzazione su sistemi di gestione documentali con idonee misure di sicurezza, il trasferimento in un sistema di conservazione oppure il trasferimento verso terzi con opportuni servizi di posta certificata.

Optare per un sistema di conservazione digitale pensato appositamente per soddisfare le esigenze delle aziende permette di ottemperare a tutti gli obblighi di legge, archiviando in modo sicuro il LUL, le dichiarazioni fiscali, i cedolini, i modelli di pagamento, i rimborsi, i contratti e diverse altre tipologie di documento, garantendo nel tempo la loro piena validità legale.

I documenti digitalizzati risultano così immodificabili, non deteriorabili, sempre disponibili nel tempo in qualsiasi luogo, senza rubare spazio prezioso in azienda.

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