DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTALE: IL 2023 SARÀ L’ANNO DELLA DEMATERIALIZZAZIONE?

Fino a pochi mesi prima della pandemia, l’Italia era un Paese che non brillava a livello internazionale per il livello di digitalizzazione delle imprese. La digital transformation ha però subito una decisa accelerazione con la pandemia, in parallelo allo sforzo delle singole aziende per rendere i propri processi più veloci, più efficaci e meno costosi.

E di certo in questo 2023 la corsa verso la digitalizzazione non si fermerà, a partire dalla conoscenza dei vantaggi già raggiunti nonché dalle importanti spinte da parte del PNRR. L’impegno di molte aziende va quindi in questa direzione: ma quali sono gli strumenti a disposizione della dematerializzazione e della digitalizzazione delle aziende?

Digitalizzazione e dematerializzazione delle aziende

I processi di dematerializzazione e di digitalizzazione sono alla base della digital transformation. Vale quindi la pena sottolineare che questi due procedimenti sono simili ma non uguali: la dematerializzazione rappresenta il passaggio di un documento cartaceo in un documento digitale, andando quindi a conservare un documento con valore giuridico – già firmato – in un ambiente virtuale.

Leggermente diversa è la digitalizzazione documentale, con la creazione di documenti digitali che restano ancora modificabili dopo la conversione: ecco allora che in questo caso è possibile digitalizzare un documento che, successivamente, potrà essere firmato elettronicamente e memorizzato in un archivio digitale.

Gli strumenti per la digitalizzazione documentale

A partire da quanto detto sopra, è possibile intuire che esistono diversi strumenti per andare a dematerializzare ed eventualmente a digitalizzare un documento.

È possibile, per esempio, semplicemente scansionare un documento e memorizzare l’immagine risultante, opzione che è da ipotizzare per tutti quei documenti che non abbisogneranno di modifiche future.

Un passo ulteriore si può fare con dei software per la gestione documentale che, dopo la scansione, permettono di riconoscere i caratteri, così da aumentare l’usabilità del documento virtualizzato. Esistono inoltre dei metodi per l’elaborazione del linguaggio naturale, mediante degli algoritmi che permettono di comprendere e di analizzare il testo, per poi estrarre tutte le informazioni necessarie.

Infine, è possibile andare a rendere automatica la classificazione dei documenti, come anche l’estrazione dei dati e la loro archiviazione, grazie all’Intelligenza Artificiale.

A fare la differenza sono poi gli strumenti per la firma elettronica, che permettono di semplificare l’iter amministrativo relativo alla firma manuale attraverso Firma elettronica semplice, Firma elettronica avanzata o Firma digitale, da utilizzare da Pc come da smartphone, per poi conservare digitalmente e condividere i documenti, con concreti risparmi di tempo e di risorse.

I vantaggi della digitalizzazione documentale per le imprese

Si è anticipato che la digitalizzazione consente un netto risparmio di tempo e di risorse, rendendo un’azienda paperless: questo vuol dire risparmiare su carta, su stampanti, su toner e su archivi fisici.

Ma non è tutto qui, in quanto la digitalizzazione documentale sistematica permette di ridurre sia il rischio relativo alla perdita di documenti (per smarrimento o per incidenti) sia il rischio di furto e di utilizzo da parte di terzi, grazie all’archiviazione sicura e alla crittografia.

Va poi detto che i documenti digitalizzati risultano più facilmente fruibili, essendo disponibili in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, a patto di avere un dispositivo, fisso o mobile, connesso a Internet. Diventa così molto semplice e veloce anche condividere i documenti, con clienti e colleghi: bastano infatti pochi click per far firmare in tempo reale un documento.


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