HR E DIGITALIZZAZIONE IN AZIENDA: IN CRESCITA PRESSO LE PMI

Automatizzare le attività a basso valore aggiunto e ridurre al minimo l’effort dedicato ai processi di amministrazione e compliance è un obiettivo sempre più importante per le Direzioni HR. Se fino a prima della pandemia l’obiettivo era portato avanti principalmente per un tema di riduzione dei costi, ora si aggiunge, anche per le piccole/medie imprese, una forte esigenza di riuscire a liberare il tempo delle risorse dell’ufficio del personale, in modo che possano dedicarsi a nuovi processi che mirano all’engagement, al benessere e al supporto del business aziendale.

Rispetto a questa tematica, nell'indagine dell’Osservatorio Zucchetti HR si evidenzia il livello di digitalizzazione nell’area Efficienza e comunicazione, sezione nella quale sono state inserite le soluzioni che servono a digitalizzare i workflow approvativi, le interazioni tra ufficio HR e la popolazione aziendale e la gestione documentale, ambiti nei quali è possibile recuperare o addirittura annullare l’effort grazie all’utilizzo della tecnologia.

Come digitalizzare i processi di lavoro con efficacia

Per poter davvero digitalizzare i processi è fondamentale riuscire a portare touchpoint digitali direttamente sulle persone/utenti da cui nasce l’informazione o il documento da gestire e, quindi, eliminare le comunicazioni effettuate fuori dalle procedure e annullare le doppie imputazioni di dati.

Questa necessità di decentrare i processi e raggiungere tutta la popolazione aziendale una volta era prerogativa prettamente di aziende di servizi o dei soli uffici di staff, ora è un must per ogni tipo di organizzazione anche al fine di aumentare l’agilità organizzativa e disporre di informazioni in maniera tempestiva.

Per questi motivi nelle realtà per cui i lavoratori non dispongono di PC, solo attraverso l’utilizzo delle App è possibile coinvolgere in modo capillare nei processi tutte le persone. Dai dati raccolti risulta che il 57% delle aziende utilizza App per pubblicare documenti (es. cedolino) e le comunicazioni aziendali. L’utilizzo di App è in forte crescita soprattutto per le piccole aziende (dal 12% al 42% di adozione rispetto all’Osservatorio 2021), evidenziando come sia una funzionalità di semplice implementazione e che è vista ormai come essenziale per poter comunicare e scambiare dati e documenti con le proprie persone.

Dematerializzazione degli archivi

Un altro forte trend è la necessità di dematerializzare totalmente i documenti del personale azzerando la carta e i tempi per raccoglierli e archiviarli. L’esigenza di ottimizzazione nella gestione documentale è diventata ancora più forte durante la pandemia che ha obbligato le aziende a gestire a distanza la raccolta di documenti e firme, spesso attraverso gestioni emergenziali, come ad esempio scansione di documenti firmati manualmente.

Ora nella nuova normalità, con modalità di lavoro ibride diffuse e un costo per spostamenti e trasporti sempre più elevato, la necessità di prevedere una piena digitalizzazione dei workflow documentali, anche in fase di onboarding, sembra ormai un’esigenza consolidata. Il 44% delle aziende dichiara di aver dematerializzato tutti i documenti HR (più 10% rispetto al 2021), ma solo il 26% ha introdotto una soluzione di firma digitale.

Tutti gli indicatori analizzati sull’area sono in crescita, soprattutto per le piccole aziende, dimostrando che ormai l’esigenza di efficientamento delle attività è trasversale rispetto alla dimensione e al settore dell’azienda, ma risultano ancora migliorabili gli ambiti di workflow delle presenze (solo il 40% delle aziende ha totalmente digitalizzato la richiesta e l’approvazione dei permessi per tutta la popolazione aziendale) e non è ancora diffuso l’utilizzo di soluzioni quali chatbot/sportello virtuale che possano gestire automaticamente le richieste più diffuse da parte dei dipendenti (adottate dal 13% del campione).