GESTIONE FLOTTA AZIENDALE

Il software che guida la tua flotta verso l'efficienza

ZCarFleet è il software Zucchetti in tecnologia web che assicura un’organizzazione ottimale e il controllo dei processi di gestione della flotta, che consente di offrire un servizio puntuale all’interno dell’azienda e introduce funzionalità importanti a supporto di aziende e Fleet Manager.

Veicoli di proprietà, a noleggio o in leasing, riservati in benefit a un dipendente o messi a disposizione di tutta l’azienda: non importa la tipologia o la destinazione d’uso, con ZCarFleet ogni auto aziendale è sempre sotto controllo.

La gestione di una flotta aziendale è un’attività estremamente complessa che deve tenere conto di tante variabili, come la garanzia di un servizio efficiente, l’ottimizzazione dell’uso delle vetture, il contenimento dei costi e il rispetto delle normative ambientali e di sicurezza dei lavoratori.

Senza contare il fatto che la gestione di una flotta aziendale è un’attività trasversale e che coinvolge tante funzioni: dal Facility Manager che si occupa della gestione operativa del parco autoveicoli all’Ufficio Contabilità che registra i costi legati alla flotta, fino al Controller e all’Ufficio Risorse Umane.

Per questo oggi diventano indispensabili soluzioni software di fleet management che garantiscano gli obiettivi fondamentali per chi si occupa di gestione delle flotte aziendali, ossia efficienza e controllo.

EFFICIENZA NELLA GESTIONE

Il software ZCarFleet risolve le inefficienze di gestione della flotta:

favorisce il coordinamento tra gli uffici
riduce al minimo l’uso della carta
introduce in azienda processi strutturati: notifiche automatiche, programmi di workflow, portali per la condivisione di informazioni e la pubblicazione di documenti, servizi di self-service ai dipendenti
Riduce i tempi di ogni attività, evita errori garantendo per esempio che le auto siano sempre disponibili, vengano utilizzate al meglio delle loro possibilità e secondo la policy aziendale.

CONTROLLO

E' fondamnetale sapere dove sono le auto, i percorsi delle vetture, il comportamento dei conducenti, i consumi, il quadro delle manutenzioni obbligatorie e le segnalazioni di incidenti o guasti.

In questo ZCarFleet offre soluzioni software di localizzazione gps delle auto, notifiche automatiche sulle scadenze e applicazioni mobile, necessari per supportare il Fleet Manager che, grazie a software di analisi, può infine filtrare, organizzare e visualizzare in modo semplice questa mole di informazioni per prendere le giuste decisioni sui miglioramenti nella gestione e sulla migliore strategia da attuare.

LE CARATTERISTICHE

controllo e sicurezza

Garage virtuali sempre aggiornati per la prenotazione dei mezzi, sistemi GPS di tracciamento in real-time persapere tutto su ogni veicolo, strumenti di business analytics per sintetizzare gli indicatori legati ai processi di fleet management in analisi chiare e dettagliate. Con ZCarFleet la flotta è sempre sotto controllo.

completo, modulare e scalabile

È la soluzione web per le aziende che vogliono dotarsi di un sistema efficace e completo per il fleet management. Per questo è stata pensata e realizzata una struttura modulare e scalabile per permettere a ciascuna azienda di configurare la propria soluzione in base alle specifiche esigenze e alla propria organizzazione

coordinamento

Permette il coinvolgimento di tutti coloro che partecipano alla gestione dei diversi processi all'interno dell'azienda. Ciò si traduce in un significativo risparmio di tempo e costi grazie ad una maggiore efficienza e automazione dei processi, alla garanzia di correttezza dei dati, al miglioramento della comunicazione, ecc.

COSA TI PERMETTE DI FARE

Percorrenze e Consumi

I dati relativi agli acquisti di carburante e ai chilometri percorsi possono essere gestiti: tramite inserimento manuale dell'utente; tramite l'acquisizione in tempo reale dei dati disponibili dal sistema di localizzazione satellitare; tramite l'acquisizione dei dati della Fuel Card.

analisi flotta e costi

Un evoluto strumento di business analytics che permette agli uffici coinvolti di monitorare le performance dei processi di fleet management per prendere decisioni sulla base di informazioni contestualizzate e strutturate. Un vero conto economico della singola autovettura e dell’intera flotta che contiene informazioni utili per es. per stimare i km in base alle percorrenze già effettuate per i contratti di noleggi a lungo termine o per valutare le condizioni del parco auto in modo da garantire prestazioni migliori e costi operativi ridotti. Tramite cruscotti di facile comprensione, personalizzabili per tipologia di utente e versatili nella composizione dei dati, sono disponibili analisi per veicolo o sull’intera flotta, per cliente, per fornitore, centro di costo, periodo, data, classe veicolo, sede di lavoro.

Gestione Guasti e Incidenti

Gli utilizzatori delle autovetture aziendali possono segnalare guasti ed incidenti attraverso l'emissione di ticket indirizzati al Fleet Manager o all'assistenza. A guasti ed incidenti sarà attribuito un codice di priorità da usare a seconda della gravità del caso.

prenotazioni veicoli in pool

Un "garage virtuale" mostra le auto in pool disponibili. Il cruscotto può essere utilizzato dal gestore in modo centralizzato oppure dal dipendente che può procedere in autonoia con la propria richesta. Una notifica confermerà al dipendente l'assegnazione del veicolo. Tutte le assegnazioni dei veicoli vengono tracciate in automatico: il mantenimento dello storico permette quindi di memorizzare e recuperare tutti gli eventi occorsi al mezzo.

anagrafica dei veicoli aziendali

I dati di ogni veicolo sono raccolti in una scheda anagrafica, che costituisce la base di tutte le gestioni delle suite e che permette di definire diverse impostazioni al sistema per automatizzare i controlli riguardanti fiscalità, scadenze e manutenzioni. I dati tecnici dell’auto possono essere inseriti manualmente oppure acquisiti in automatico dalla Banca Dati Quattroruote, basata sul Codice Infocar: utilizzando questa funzione i dati sono costantemente aggiornati sulla base delle schede di omologazione provenienti in via ufficiale dai costruttori e/o dai relativi importatori.

localizzazione auto

Basato su un sistema satellitare gps, il software di Localizzazione Automezzi permette la gestione e il monitoraggio in tempo reale delle auto aziendali, registrando localizzazione, itinerario, soste, velocità e km percorsi. Un cruscotto a disposizione del Fleet Manager visualizza sulla mappa i veicoli in sosta, quelli in movimento e i relativi percorsi, mentre report dettagliati permettono di tenere sotto controllo i costi, come ad esempio il consumo per veicolo. Grazie all'integrazione con il software ZTravel per la gestione di trasferte e note spese i dati vengono automaticamente inseriti nella nota spese del trasfertista, con notevoli efficienze e miglioramenti di gestione.

gestione fatture

Modulo avanzato che permette di rendere efficiente il processo di contabilizzazione analitica con l’acquisizione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per i noleggi a lungo termine, i rifornimenti di carburante (fuel card) e i pedaggi autostradali (telepass). Inoltre un sistema di controllo fatture permette poi di garantire agli uffici amministrativi un facile strumento di verifica degli scostamenti per consentire di snellire e semplificare il processo di controllo e registrazione delle fatture.

fiscalità

A livello amministrativo il sistema supporta la classificazione e la gestione fiscale per ogni tipologia di veicolo, automatizzando: il calcolo del fringe benefit; il controllo delle deducibilità fiscali.

assegnazione auto in benefit

In caso di veicoli ad uso promiscuo, l'assegnazione avviene tramite un'apposita procedura nella quale l'utente proposto identifica l'assegnatario del veicolo e indica i termini della concessione. La scheda di assegnazione integrata coi dati fringe benefit viene completata con la sottoscrizione della lettera di assegnazione definitiva da parte dell'utente di cosegna dell'auto.

Rimborsi/addebiti ai dipendenti

La registrazione dello storico delle assegnazioni permette infine di addebitare al dipendente che ha avuto in uso il veicolo eventuali spese come multe, penali, franchigie, ecc. La certezza della responsabilità e quindi la velocità nel processo di gestione ha importanti vantaggi se si pensa ad esempio che nel caso di multe si può ottenere uno sconto del 30% se il pagamento avviene entro 5 giorni dalla notifica della violazione. L'integrazione con i software Paghe permette poi in automatico di segnalare gli addebiti o gli eventuali rimborsi di inserire al cedolino.

scadenze

In base alle caratteristiche anagrafiche del veicolo ZCarFleet segnala le scadenze impostate di default, siano esse di tipo amministrativo o tecnico tramite notifiche e un pannello di controllo generale che permette di verificare lo stato di ogni scadenza per ogni mezzo.

COSA PERMETTE DI FARE?

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ZCARFLEET - GESTIONE FLOTTA AZIENDALE
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