DEMATERIALIZZAZIONE: I VANTAGGI NELLA GESTIONE AZIENDALE
05/04/2022
La dematerializzazione documentale porta vantaggi in molte aree della gestione aziendale. A essere influenzata positivamente può essere anche la gestione del personale, partendo dal presupposto che i processi di quest’ultima comportano la creazione di numerosi documenti a livello quotidiano.
La dematerializzazione documentale porta vantaggi in molte aree della gestione aziendale. A essere influenzata positivamente può essere anche la gestione del personale, partendo dal presupposto che i processi di quest’ultima comportano la creazione di numerosi documenti a livello quotidiano.
Poter contare su appositi software per la digitalizzazione documentale permette di rendere i processi di gestione del personale più efficienti e più sicuri, garantendo allo stesso tempo il pieno rispetto delle normative in vigore nonché la totale, immediata e aggiornata fruibilità delle informazioni presenti.
Non è tutto qui: è da sottolineare che i migliori software per la dematerializzazione garantiscono l’accessibilità dei documenti digitalizzati anche da remoto e in mobilità, assicurando parallelamente la privacy dei dati conservati.
La dematerializzazione e la relazione tra dipendenti e azienda
Ogni azienda, di ogni dimensione, deve puntare a creare una relazione più diretta ed efficace con i propri dipendenti: la dematerializzazione gioca un ruolo cruciale in questo processo.
Come è noto, in molti casi sono le norme giuridiche emanate negli anni a determinare l’obbligo di conservare i documenti relativi al rapporto di lavoro, con il legislatore a indicare in modo specifico la durata minima della conservazione.
Va però sottolineato che la conservazione dei documenti riguardanti la relazione tra dipendenti e azienda è spesso opportuna anche al di là di un effettivo obbligo di legge: si pensi per esempio all’eventualità di ispezioni o di contenziosi, e quindi a situazioni in cui il datore di lavoro ha tutto il vantaggio di poter dimostrare in modo tempestivo e dettagliato di avere adempiuto nel tempo a tutte le obbligazioni previste.
L’esempio del Libro Unico del Lavoro
Istituito nel 2008, il Libro Unico del Lavoro (LUL) ha lo scopo di documentare in modo completo e aggiornato la gestione del rapporto con i dipendenti e con gli enti preposti alla vigilanza.
Affinché il LUL possa rivelarsi efficace è fondamentale procedere con un lavoro corretto e regolare di elaborazione, di tenuta e di conservazione.
E non ci sono dubbi: la conservazione sostitutiva del LUL garantisce la sua integrità e la sua immodificabilità, così da assicurare a questo strumento un fondamentale valore probatorio.
Non è tutto qui, in quanto la modalità di tenuta informatica del LUL, in alternativa alla stampa meccanografica o laser con vidimazione dell’Inail, permette non solo di evitare la stampa, ma anche di ridurre in modo sostanziale gli oneri burocratici
La conservazione digitale dei documenti relativi ai dipendenti
Avvalersi di un software completo e di ultima generazione per la conservazione digitale dei documenti permette di ottemperare a tutti gli obblighi di legge e di rendere più efficace e sicuro il rapporto con i lavoratori.
Si parla infatti di strumenti che garantiscono la sicurezza, l’integrità, la leggibilità e l’autenticità di documenti come il Libro Unico del Lavoro, i cedolini, i giustificativi, le dichiarazioni fiscali, le assenze, gli straordinari, i contratti, le note spese e i diversi documenti protocollati.
La gestione dematerializzata dei documenti, da parte del lavoratore, permette una piena consultabilità, del tutto autonoma rispetto alla conservazione cartacea, che invece è necessariamente vincolata a spazi fisici di archiviazione.
Infine il dipendente, grazie alla dematerializzazione, può contare su un valido contributo del tutto coerente con la nuova modalità di gestione generale degli aspetti pratici della sua vita privata (bollette, scontrini, ricevute ecc.).
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Articolo di Azienda Digitale
