DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTI: UN UFFICIO FINALMENTE PAPERLESS

Passiamo la nostra quotidianità a stretto contatto con uno o più schermi e cerchiamo continuamente delle informazioni online. Per questo, oggi, parlare di una gestione cartacea dei documenti aziendali sembra davvero paradossale.

Eppure è proprio così: pur di fronte a un processo di digitalizzazione dirompente, in certi uffici il mondo analogico e cartaceo sembra ancora dominare i processi e gli spazi, con faldoni di documenti, archivi zeppi di carta e via dicendo.

A farne le spese è anche e soprattutto l’ufficio HR: la gestione del personale è infatti una delle funzioni aziendali che produce più documentazione, spinta in tal senso dalla burocrazia.

Non ci sono però dubbi: i processi che portano alla creazione regolare di documenti cartacei sono già di per sé inefficienti, quanto a costi e a tempistiche, nonché per la scarsa aderenza alle norme attuali in fatto di privacy. Per questo motivo è necessario adottare delle soluzioni per la dematerializzazione dei documenti.

I vantaggi dell’ufficio paperless

Fogli presenze, contratti di assunzione, corsi di formazione, valutazioni del personale, cedolini vari, note spese: gli uffici delle Risorse Umane che non si sono dotati di software per la dematerializzazione trabocca di documenti cartacei.

I costi di una gestione cartacea rispetto a una gestione digitale dei documenti, però, sono altissimi: le indagini dell’Osservatorio del Politecnico di Milano – e non solo loro – hanno infatti dimostrato più volte che la digitalizzazione porta a un risparmio economico considerevole. Questo perché la dematerializzazione permette prima di tutto una riduzione dei costi relativi alla stampa, alla spedizione, alla scannerizzazione e all’archiviazione.

Un documento digitale garantisce una maggiore facilità di accesso e di consultazione, abilità una diffusione e una condivisione più veloci e più efficaci, in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. E altri vantaggi si individuano poi nella fase della conservazione, con un aumento della sicurezza e, ovviamente, con un taglio drastico degli spazi dedicati agli archivi cartacei.

La soluzione Zucchetti per la dematerializzazione dei documenti 

Per ridurre i costi, per svuotare gli archivi, per aumentare la sicurezza e per migliorare i processi interni  Zucchetti ha sviluppato DMS, si tratta di un software web che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali.

Infinity DMS - Document Management System è un innovativo sistema di gestione documentale pensato per aiutarti a risolvere tutti i problemi legati all’archiviazione di dati e documenti di diversa natura: consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato di dati, classificare i documenti, gestire la simultaneità d'accesso allo stesso documento da parte di più utenti e tanto altro.

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                                                                                                            Articolo di Azienda Digitale