La gestione dei permessi è un’attività delicata, che va affrontata in modo molto oculato, per non creare rischiosi disguidi con i dipendenti e per non mettere a repentaglio la continuità della produzione, e che tipicamente richiede molto tempo, soprattutto quando viene affrontata senza i supporti adeguati, come per l’appunto gli appositi software gestione ferie e permessi. In generale, tutto dovrebbe scorrere liscio, con una gestione delle ferie e dei permessi quasi automatica.
In realtà, però, ci sono tante eccezioni che rendono questo processo difficoltoso e decisamente time consuming. Pensiamo alle differenti esigenze dei vari reparti, alle eccezioni di chi ha oltrepassato una soglia di anzianità di servizio, alle anomalie di chi lavorando all’estero deve seguire regolamenti particolari, all’instabilità delle esigenze produttive e via dicendo.
Affidarsi a un normale foglio Excel e gestire la pianificazione delle ferie e dei permessi in modo superficiale, dati questi presupposti, può rivelarsi una scelta non solo sbagliata, ma persino drammatica. Per fortuna oggi è possibile fare affidamento su software e app per la gestione di ferie e permessi, per aiutare i singoli responsabili a trovare sempre e in modo agevole le soluzioni più adatte per i dipendenti come per l’azienda.
Gestione ferie e permessi: le principali normative
Prima di vedere quali sono i vantaggi di utilizzare un software per la gestione di ferie e permessi, è bene ricordare brevemente le principali norme che regolano questa attività.
La Legge 66/2003 specifica che il periodo minimo di ferie annuale è di 4 settimane; 2 di queste devono essere godute entro il 31 dicembre dell’anno di maturazione, mentre le restanti devono essere godute entro i 18 mesi successivi. Nel caso di aggiunte a livello di contratto collettivo, è possibile avere diritto a più giorni di ferie.
Per quanto riguarda i permessi è necessario distinguere tra i ROL, riconosciuti dai vari CCNL e da godere entro l’anno (in caso di mancata fruizione i permessi ROL vengono monetizzati in busta paga) e permessi eccezionali di altro tipo, come i permessi per lutto, il congedo matrimoniale, i permessi relativi alla legge 104, i permessi per grave infermità di un parente e via dicendo. Ognuno di questi permessi è sottoposto a regole diverse, e quindi a differenti obblighi di documentazione da parte del lavoratore.
I vantaggi dell’utilizzare un software gestione ferie e permessi
Dotarsi di un software gestione ferie e permessi significa lasciarsi alle spalle le ore spese nell’inserimento manuale dei dati nei fogli Excel, i tipici errori dovuti all’inefficienza di questo problema nonché il tempo sprecato per la comunicazione delle informazioni necessarie.
Grazie a una soluzione per la gestione delle ferie, il reparto HR può contare sull’automatizzazione del flusso dei dati relativi a presenze e assenze. A partire dai dati raccolti in modo automatico e in tempo reale, questi portali HR riescono a calcolare in modo autonomo il monte ferie, a partire da variabili come le ore lavorate dai singoli dipendenti, le chiusure dell’azienda, i mutamenti delle regole vigenti e via dicendo.
I moderni software per la gestione delle ferie permettono di tenere traccia anche delle richieste di ogni dipendente, così da sapere chi ha domandato cosa e quando, di modo da poter stabilire anche delle precedenze in modo del tutto imparziale.
Grazie a un efficiente portale HR è possibile quindi organizzare ferie e permessi in modo veloce e corretto, senza mai perdere la visione d’insieme sul proprio staff.
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Articolo di Azienda Digitale
