Infinity DMS consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato di dati. L'acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre. Le informazioni contenute nelle etichette o nel codice a barre vengono automaticamente riconosciute in fase di scannerizzazione con tecniche OCR, consentendo la catalogazione e l'archiviazione dei relativi documenti. È possibile acquisire in maniera massiva i documenti e provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni applicative.

L'acquisizione può avvenire anche tramite un'apposita funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso/uscita che, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di 'inviare' direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto. La Protocollazione, oltre a redigere il registro di protocollo, permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente tempi di condivisione e collaborazione.

Ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche 'classi documentali' liberamente create e gestite dall'utente che consentono di organizzare e relazionare le informazioni in contenitori logici a più livelli. Questa tecnica, indipendentemente dal contenitore logico di appartenenza, permette di mettere in relazione il documento con una o più entità applicative (Aziende, Persone, Clienti, Fornitori, Agenti, Contratti, Ordini, Fatture ecc.) per una lettura trasversale delle informazioni. La definizione di diversi livelli di sicurezza per contenitori logici (cartelle) consente di ottenere il livello di riservatezza desiderato e determinare l'insieme di persone/gruppi abilitati all'accesso, notificando se richiesto l'accadimento di una certa azione.

Conservazione delle diverse versioni di un documento per tenere traccia di ogni stadio dell’evoluzione.

La funzionalità di Check In/Check Out permette di gestire la simultaneità d'accesso allo stesso documento da parte di più utenti. La funzione evita che si generino pericolosi conflitti sul documento in lavorazione, inibendo ad altri utenti la variazione contemporanea del documento già preso in carico. L'utente può comunque accedere al documento in sola lettura, se autorizzato dall'utente che ha effettuato il Check In.

Infinity Search, il motore di ricerca interno alla suite Infinity Zucchetti, consente la ricerca dei documenti archiviati: per contenitore logico di appartenenza (cartella); per attributi e metadati, descrizione, classi documentali; per parole chiave, autore ecc.; per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori,prodotti ecc.); per libera ricerca nel contenuto dei documenti.

La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui, l'accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune attenzioni. Attraverso il Business Process Management l'utente partecipa a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti.

Infinity DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a specifici gruppi di utenti e controllandone lo stato di completamento. I canali per mettere a disposizione o distribuire i documenti ad utenti interni o esterni all'azienda sono molteplici: -direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell'utente (MyDesk); -sistemi di notifiche automatiche via email o SMS; -liste automatiche di distribuzione; -protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.

Migliori l’efficienza aziendale con la massima accessibilità e disponibilità delle informazioni e l'automazione e il controllo dei processi aziendali

L’applicazione è organizzata in aree applicative. Ogni area è progettata per rispondere alle esigenze e ai compiti di un gruppo di lavoro. All’accesso della procedura, l’utente potrà richiamare l’elenco delle aree applicative in base al proprio profilo di sicurezza. L’area applicativa mette a disposizione una My Desk dedicata per creare scrivanie virtuali di lavoro che riportano i dati essenziali e contestualizzati. La My Desk è disponibile per utenti interni o esterni all’azienda, configurabile e personalizzabile e consente di accedere rapidamente a tutte le informazioni inserite nel sistema o eseguire transazioni in maniera profilata e controllata.

Potente Client Web per l’invio e la ricezione di messaggi di Posta elettronica interfacciabile con i più comuni mail server, attraverso i protocolli più utilizzati IMAP/ POP3/SMTP. Oltre all’invio e alla ricezione di messaggi, ne consente l’automatica associazione con le entità applicative censite (Clienti/Fornitori/Progetti ecc.) classificando e filtrando automaticamente i messaggi in base a regole definite dall’utente. I messaggi ricevuti e inviati possono essere archiviati nel modulo Document Management System ed entrare a far parte permanentemente del patrimonio di informazioni aziendali. La gestione delle liste di distribuzione arricchisce le funzionalità del modulo.

Multi-agenda personale o aziendale per gestire attività, pianificare appuntamenti, utilizzare calendari personali o condivisi, pianificare le risorse, impostare sistemi di notifiche automatiche, gestione deleghe e ricerca disponibilità nel tempo di partecipanti e risorse. È visualizzabile in versione giornaliera, settimanale, mensile, annuale o in modalità Planning per consultare la disponibilità di più risorse contemporaneamente. L’agenda di Infinity può essere sincronizzata con il calendario esterno gestito da Microsoft Exchange Server Microsoft Outlook 365 oppure da Google Calendar. Tali integrazioni permettono di avere sempre disponibili tutte le informazioni anche sul proprio dispositivo mobile.

Articolata gestione dell’anagrafica contatti (aziende e persone) con funzioni che non si fermano alla semplice rubrica, ma comprendono anche l’invio mail, il recupero indirizzi o percorsi stradali e la gestione delle informazioni relative al rapporto in essere con l’azienda. Anche la rubrica può essere sincronizzata con i servizi di Microsoft Exchange Server e Google Calendar.

Il Virtual Workspace, un luogo di lavoro virtuale accessibile ovunque, abbatte le tradizionali barriere spaziali, temporali e organizzative rendendo disponibile sempre e ovunque il patrimonio informativo aziendale.

È compatibile con i più comuni sistemi operativi server (Windows, Linux, Unix, ecc.) e database (Microsoft SQL Server, Oracle, PostgreSQL, ecc.) e con i più utilizzati Application e Web Server (Apache Tomcat, Apache Http Server, Internet Information Server, Nginx, ecc.)