Il RENTRI introduce nuovi obblighi digitali per la tracciabilità dei rifiuti e coinvolge progressivamente anche le imprese di piccole dimensioni. Oltre alla gestione dei registri, un aspetto centrale è l’archiviazione documentale sostitutiva, che dal 2026 diventerà un requisito fondamentale. In questo articolo facciamo chiarezza su scadenze, responsabilità e sul ruolo dell’archiviazione digitale a norma.

L’introduzione del RENTRI, Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti, rappresenta un passaggio significativo nel percorso di digitalizzazione degli adempimenti ambientali. L’obiettivo del nuovo sistema è rendere più strutturata, trasparente e controllabile la gestione dei rifiuti, attraverso la raccolta e la conservazione digitale delle informazioni.

Per molte aziende, in particolare per le realtà di piccole dimensioni, il RENTRI non riguarda solo l’iscrizione al registro, ma anche la corretta gestione e conservazione dei documenti nel tempo.

Una scadenza importante per le piccole imprese

Entro il 13 febbraio, l’obbligo di iscrizione al RENTRI si estende anche ai produttori di rifiuti pericolosi di piccole dimensioni. Questa scadenza segna l’ingresso nel sistema di molte imprese che fino a oggi non erano coinvolte direttamente negli adempimenti digitali legati alla tracciabilità dei rifiuti.

Per queste aziende è fondamentale comprendere fin da subito non solo come gestire i registri, ma anche come conservarli correttamente secondo quanto previsto dalla normativa.

Cos’è l’archiviazione documentale sostitutiva

L’archiviazione documentale sostitutiva è il processo che consente di conservare documenti in formato digitale attribuendo loro pieno valore legale, sostituendo l’archivio cartaceo. Questo processo garantisce che i documenti siano immodificabili, integri, tracciabili e disponibili nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche previste dalla normativa.

Nel contesto del RENTRI, l’archiviazione documentale sostitutiva riguarda registri e documentazione ambientale e rappresenta un elemento chiave per assicurare la conformità nel medio e lungo periodo.

Registri manuali o già digitali: l’obbligo resta

Oggi molte aziende utilizzano ancora registri manuali o strumenti digitali non strutturati. In entrambi i casi, il tema dell’archiviazione resta centrale. I registri cartacei devono essere correttamente acquisiti e conservati in digitale, mentre quelli già digitalizzati devono essere archiviati secondo criteri di conformità normativa.

Dal 2026, l’archiviazione digitale dei documenti RENTRI diventerà un requisito essenziale per tutte le aziende obbligate, indipendentemente dalla modalità con cui i registri vengono compilati.

Prepararsi per tempo all’obbligo del 2026

Affrontare per tempo il tema dell’archiviazione documentale sostitutiva consente di ridurre i rischi, evitare criticità future e semplificare la gestione degli adempimenti ambientali. Dotarsi di una soluzione di conservazione digitale a norma significa tutelare l’azienda in caso di controlli e garantire continuità e ordine nella gestione documentale.

Zucchetti Systema supporta le aziende sull’obbligo di archiviazione documentale sostitutiva del RENTRI, affiancandole nella scelta e nell’adozione di soluzioni di conservazione digitale a norma. Che i registri siano manuali o già digitalizzati, mettiamo a disposizione competenze e strumenti per aiutarti a rispettare la normativa senza impatti sull’operatività quotidiana.

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