L’implementazione di un nuovo software gestionale progettato partendo dalle esigenze peculiari della propria azienda permette di razionalizzare le procedure interne al fine di conseguire risultati soddisfacenti anche in tema di riduzione dei costi operativi.

Gli svariati ambiti in cui è possibile intervenire per contenere investimenti eccessivi sono strettamente correlati alle diverse funzionalità offerte da un gestionale di ultima generazione; anche la scelta della configurazione finale di acquisto, pertanto, riveste una rilevanza strategica da non sottovalutare.

Come ridurre i costi operativi in azienda restando competitivi

1 – L’utilizzo di un gestionale di ultima generazione consente di automatizzare una serie di operazioni ripetitive che richiedono tempo, risorse e investimenti dedicati; ne costituisce un esempio l’onere di registrazione contabile delle diverse operazioni di gestione, che può essere parzialmente delegato al software ERP, riducendo contestualmente il rischio di commettere errori.

2 – Sempre in materia amministrativo-contabile, l’autonomia parziale o totale rispetto a un professionista del settore garantisce la disponibilità costante di dati di bilancio precisi e puntuali, offrendo il duplice vantaggio di contenere i costi per l’elaborazione delle informazioni e di poter intraprendere azioni tempestive con maggior indipendenza.

3 – Tramite le funzionalità tipiche per la gestione del ciclo attivo (rapporti con clienti, CRM) e del ciclo passivo (rapporti con fornitori) è possibile tracciare, consultare e confrontare preventivi, ordini e altri documenti; la negoziazione delle condizioni commerciali con le controparti sarà pertanto notevolmente agevolata dalle molte informazioni ricavate dal gestionale.

4 – La determinazione dei migliori partner commerciali a cui rivolgersi per l’approvvigionamento di beni e servizi o verso i quali indirizzare le proprie campagne di marketing viene supportata dalla reportistica prodotta dal gestionale, che esamina tutte le relazioni già registrate al suo interno e offre rendiconti sulla competitività e sull’affidabilità dei soggetti coinvolti.

5 – La centralizzazione della gestione dei processi in un sistema unico permette di migliorare il coordinamento tra uffici e dipartimenti interni all’azienda, attraverso la condivisione di dati e documenti che saranno sempre disponibili a supporto delle decisioni strategiche da adottare.

6 – Servendosi degli strumenti di business intelligence si riescono a sviluppare report, prospetti e grafici che facilitano il controllo di gestione in azienda, proponendo analisi mirate dei costi e dei ricavi, eventualmente imputabili a specifici centri, voci, commesse o altro.

7 – La gestione automatizzata della logistica assicura notevoli vantaggi concretizzabili nella riduzione di alcuni oneri di gestione:

• l’individuazione dell’esatta ubicazione delle merci in magazzino rende il processo di evasione degli ordini estremamente rapido e snello;
• la percezione della disponibilità dei prodotti in tempo reale consente di ridurre scorte eccedenti, riducendo di conseguenza parte dei costi di stoccaggio;
• la tracciabilità dei lotti e delle scadenze degli articoli deperibili facilita la cernita dei beni da consegnare nel tempo, evitando perdite e sprechi;
• la registrazione di eventuali distinte base permette di perfezionare il processo di produzione interna di beni o di lavorazioni per conto terzi.

Come scegliere un software gestionale adatto per spese aziendali

Dopo aver individuato e schematizzato le esigenze e l’operatività che si intende perseguire con il nuovo gestionale, è possibile procedere con la ricerca della soluzione ottimale: i software gestionali sono generalmente raggruppati in base alla dimensione aziendale, al relativo settore di attività e alla modalità di fruizione (on premise vs cloud).

L’intero processo può essere agevolato dalla collaborazione con un account manager e con un consulente applicativo dedicato, che intraprenderanno tutte le azioni necessarie (studi di fattibilità, ipotesi di personalizzazione, dimostrazioni ecc.) per il raggiungimento del miglior risultato.

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