Come orientarsi per la scelta di un Software Gestionale adeguato?

Ti sei reso conto che il sistema informativo della tua azienda ha dei limiti che bloccano la crescita del tuo business e/o che le procedure sono particolarmente complicate e farraginose. Sai che devi attuare un cambiamento al più presto ma le possibili conseguenze ti spaventano e pensi che qualsiasi altra soluzione software avrà dei limiti, proprio come quella che stai utilizzando adesso.

Si, molto spesso chi deve prendere le decisioni in ambito IT si trova di fronte a simili questioni. Molti dei nostri Clienti, in una prima fase di valutazione, ci hanno raccontato le loro difficoltà esprimendo incertezza e diffidenza. Per questo Zucchetti Systema affianca le aziende nell'intero iter di valutazione, selezione e implementazione della soluzione gestionale.


"Quali sono le caratteristiche da tenere in considerazione durante una software selection?"

Innanzitutto ci si deve domandare quali sono i bisogni che spingono un’azienda ad effettuare un investimento in IT:

• Il sistema informativo ha disatteso le aspettative iniziali?
• Il sistema informativo non risponde alle mutate esigenze dell’attività (crescita aziendale)?
• E’ necessario implementare un software gestionale per svolgere le attività quotidiane?

Cos'è un software gestionale? 

Partiamo con il dire che   un software gestionale è una soluzione informatica che contribuisce ad aumentare i profitti attraverso una riduzione di alcuni costi e soprattutto attraverso un aumento dell’efficienza del ciclo produttivo. Questo significa, in sintesi, che grazie a un software gestionale alcune fasi chiave dell’attività aziendale possono essere   automatizzate   e rese   più efficienti .

Falsi miti 

Uno dei falsi miti sull’implementazione di una soluzione informatica in azienda è che questa ha spesso   un costo apparentemente maggiore rispetto ai benefici. Questa errata considerazione deriva principalmente dall’esperienza negativa di chi ha affidato la gestione della propria azienda a una soluzione informatica incompleta, scarsamente rispondente alle necessità operative e che concretamente non riduce il carico di lavoro degli operatori che la utilizzano. La differenza tra una buona e una cattiva soluzione informatica è proprio l’aderenza alle attività aziendali.   Scegliere un software incompleto, con poche funzioni e scarsamente specializzato significa investire rischiando di non avere ritorni in termini di efficienza.   Gli investimenti in nuove tecnologie (ICT) devono essere supportati dalla   voglia di cambiamento , dal   desiderio di semplificare le procedure , dal   tentativo di migliorare la propria organizzazione per   migliorare la qualità dei servizi .

Sul mercato esistono decine, centinaia di soluzioni e   il criterio di scelta non può essere solo il prezzo basso ma sarebbe opportuno orientarsi verso una soluzione efficiente rispetto alle peculiarità, le dimensioni e la cultura dell’azienda dove verrà installato.

Cambia il punto di vista

L’approccio di chi sta selezionando o sostituendo un software gestionale è generalmente scettico. Spesso ci si chiede “ Il software che sto per adottare è in grado di far questo ?”. L’approccio più corretto sarebbe in realtà “ Come posso compiere le operazioni che faccio solitamente con il nuovo software?”. E’ un punto di vista leggermente diverso:   un software gestionale dovrebbe essere scelto per come può contribuire al lavoro che si è soliti fare, non per quanto si avvicina al modo attuale di farlo. Un buon gestionale fornisce dei ‘percorsi guidati’ alle operazioni da svolgere, e una volta appresi (e la facilità d’uso è dunque una caratteristica da tenere in considerazione) i vantaggi percepiti saranno enormi.

Cosa fare

E’ consigliabile comunque valutare l’introduzione di un software gestionale in azienda nell’ambito di un progetto più ampio di   riorganizzazione dei processi. Avere le idee chiare su cosa si può migliorare è la discriminante per poter fare la scelta giusta: è molto difficile fare una stima delle performance di un software, ed è per questo che è sempre opportuno richiedere   una demo dettagliata.

Cosa NON fare

Fare una software selection correttamente significa capire non solo cosa può fare il programma, ma anche   capire come svolgere le operazioni che si è soliti fare in azienda con una specifica soluzione. Alcune caratteristiche di base possono essere comuni a tutte le soluzioni indipendentemente dal prezzo (es. gestione ordini, fatture, magazzino), ma dovrebbero essere   scartati a priori i software gestionali che non offrono sufficiente elasticità nell’elaborazione dei dati in ingresso e in uscita; i software   troppo generici   e non specifici per la propria attività; quelli che   non forniscono adeguati strumenti di reportistica   personalizzata; le soluzioni   non interfacciabili sul web.

Resistenza al cambiamento

Una volta scelto il gestionale ritenuto più idoneo, uno degli ostacoli più grandi all’introduzione o alla sostituzione di una soluzione informatica in azienda potrebbe essere la   resistenza al cambiamento   e la   frustrazione degli operatori   che dovranno utilizzarlo.

Da questo punto di vista  individuare partner, strumenti e servizi che sappiano far percepire con forza i vantaggi legati al cambiamento  contribuendo a   ridurre lo stress del personale   è fondamentale: accertatevi che vengano pianificate accuratamente le attività di formazione del personale, individuando le specifiche esigenze formative di ogni reparto/settore. E’ consigliabile procedere per fasi e farsi affiancare dal partner nel graduale cambiamento.