Attivo da oltre venticinque anni, il cliente è una consolidata realtà internazionale del settore farmaceutico, specializzata nella ricerca, sviluppo, testing e produzione di soluzioni terapeutiche.
Operando in un contesto altamente regolamentato, l'esigenza era rendere più efficienti i processi HR, migliorando la gestione operativa e la condivisione delle informazioni tra dipendenti, responsabili e ufficio del personale.
L'obiettivo del progetto era superare i limiti del sistema precedentemente utilizzato per la gestione del personale, introducendo una piattaforma moderna, integrata e facilmente adattabile alle diverse esigenze organizzative.
Oltre a una gestione più evoluta delle presenze, il cliente desiderava digitalizzare i principali processi HR: richieste di ferie, permessi e straordinari, pubblicazione di documenti e comunicazioni aziendali, accesso ai servizi tramite app e portale e gestione delle pratiche amministrative direttamente da parte dei dipendenti.
Un'altra esigenza strategica riguardava la rendicontazione delle ore sulle commesse di ricerca e produzione. Era necessario integrare la rilevazione delle presenze con il timesheet per ottenere dati coerenti, ridurre le attività manuali e semplificare i processi di controllo.
Il progetto è stato avviato con una fase di analisi approfondita, durante la quale i consulenti di Zucchetti Systema hanno mappato l'organizzazione aziendale, i processi autorizzativi e le numerose casistiche operative legate alla gestione delle presenze e delle commesse. Questo approccio consulenziale ha permesso di configurare ogni applicativo in funzione delle reali esigenze del cliente, modellando workflow, regole e profili utente senza modificare i processi consolidati dell'azienda.
Dopo la migrazione delle anagrafiche, dei reparti, dei centri di costo, delle filiali e delle commesse, è stato realizzato un ecosistema HR completamente integrato in ambiente PaaS.
Attraverso il Portale HR, l'ufficio del personale gestisce l'intero ciclo di vita del dipendente: dalla creazione delle anagrafiche alla configurazione delle regole di presenza, fino alla pubblicazione dei cedolini e delle comunicazioni aziendali. Ogni profilo dispone di impostazioni specifiche in funzione del ruolo ricoperto, con orari, straordinari, workflow autorizzativi e regole personalizzate.
I dipendenti utilizzano il portale e l'app per richiedere ferie e permessi, comunicare variazioni anagrafiche, consultare documenti e compilare i timesheet. L'integrazione tra Presenze e ZTimesheet consente di rendicontare automaticamente le ore lavorate sulle commesse, gestendo anche eccezioni e regole dedicate a specifiche figure professionali.
Il sistema automatizza inoltre numerosi processi amministrativi, come l'importazione delle assenze per malattia, la predisposizione dei file per i buoni pasto, la generazione del flusso paghe verso lo studio esterno e la successiva pubblicazione dei cedolini sul portale aziendale.
Il progetto ha consentito al cliente di sostituire applicativi eterogenei con un'unica piattaforma integrata, digitalizzando l'intero processo di gestione delle risorse umane.
Le attività amministrative sono oggi fortemente automatizzate, i workflow autorizzativi risultano più rapidi e tracciabili e dipendenti, responsabili e ufficio HR operano attraverso un unico ambiente condiviso, accessibile anche da dispositivi mobili.
L'integrazione tra rilevazione presenze e rendicontazione delle commesse ha migliorato l'affidabilità dei dati e semplificato le attività di controllo, mentre la configurazione personalizzata dei processi consente di gestire in modo efficace le diverse figure professionali presenti in azienda.
Il progetto rappresenta un esempio concreto di come un ecosistema HR integrato possa evolvere oltre la semplice amministrazione del personale, diventando uno strumento strategico per digitalizzare i processi, migliorare l'esperienza dei dipendenti e supportare la crescita dell'organizzazione.
