Il cliente del progetto che trattiamo è un general contractor che opera nell’architettura e nel retail di lusso. Specializzato nell’approccio consulenziale, grazie a un team di professionisti altamente specializzati è in grado di seguire ogni fase dei progetti dei propri clienti fino a confezionale sluzioni chiavi in mano, dal cantiere alla validazione delle strutture, in conformità con normative, regolamentazione e usi di qualsiasi Paese.
La richiesta iniziale del cliente riguardava la necessità di dare ordine a trasferte e relative note spese delle proprie risorse, fino a quel momento gestite in modo caotico. Partendo da questo punto sono, poi, emerse ulteriori necessità di controllo anche sulla gestione delle tempistiche dei progetti seguiti, adeguando tempi e procedure al mercato sempre più dinamico e alle dimensioni del gruppo, che richiedono processi definiti, chiari e snelli.
Gli obiettivi del progetto sono stati chiari fin dall’inizio: portare in digitale l’intero processo legato alle trasferte e alle note spese, riorganizzare le anagrafiche e i flussi dedicati alla rilevazione delle presenze e, allo stesso tempo, costruire un sistema di controllo centralizzato che permettesse all’ufficio HR di lavorare con informazioni sempre aggiornate e facilmente consultabili. L’intervento si è quindi sviluppato in modo organico, intrecciando questi tre bisogni e trasformandoli in un modello gestionale più strutturato, coerente e immediatamente operativo.
Digitalizzazione dell’area Travel
L’introduzione di ZTravel, integrato con l’app ZConnect, ha permesso di automatizzare l’intero processo di trasferta.
Le richieste vengono ora inserite direttamente dai dipendenti tramite app, seguendo la policy aziendale definita durante il progetto. Le note spese vengono compilate e caricate anch’esse da ZConnect, verificate dal sistema e inoltrate all’ufficio HR per l’approvazione finale.
Questo flusso ha eliminato completamente documenti cartacei, passaggi manuali e rischi di errore, permettendo all’azienda di avere una tracciabilità puntuale e un controllo più strutturato dei costi di trasferta.
Gestione presenze e anagrafiche HR
Per l’area Presenze è stato creato un database completo delle anagrafiche dei dipendenti, con tutte le informazioni contrattuali necessarie alla gestione dei rapporti di lavoro.
Le timbrature vengono effettuate attraverso ZConnect e dal portale web, senza necessità di badge o terminali fisici. Il sistema calcola in automatico ore lavorate, straordinari e assenze, generando a fine mese un file standard per velocizzare l’elaborazione dei cedolini.
Sono stati inoltre digitalizzati i processi autorizzativi attraverso HR Work Flow, che permette ai dipendenti di richiedere permessi, straordinari e ore viaggio con un flusso approvativo tracciato e uniforme.
Strumenti di controllo e analisi
Per garantire all’ufficio HR una visione più completa e strategica delle attività, sono stati introdotti tre applicativi complementari:
L’integrazione tra questi strumenti permette al cliente di avere una fotografia chiara delle attività operative e una base dati affidabile per ottimizzare pianificazioni e carichi di lavoro.
- App ZConnect
- Presenze Project
- HR Work Flow
- ZTravel
- ZTimesheet
- HR Analytics
