Profilo Cliente

Fabbri Services è un’azienda fondata nel 1996 da Domenico Fabbri, come piccola impresa di costruzione e manutenzione. Mantenendone le radici, i figli Daniele e Marco, hanno poi sviluppato ed ampliato l'attività nei settori retail e residenziale di lusso, investendo in profonde partnership con archistar e designer di fama internazionale affiancando l’attività edile con quella dell’arredo e le finiture di pregio.

Nel tempo sono cresciute le dimensioni delle realizzazioni, non per questo perdendo la capacità di curare il dettaglio anche ricercato e complesso, per una platea sempre più internazionale di clienti.

Fabbri è portavoce del Made in Tuscany nel mondo. Parallelamente, Fabbri ha sviluppato una ventennale esperienza nella realizzazione e ristrutturazione di poli logistici e produttivi al fianco dei più noti marchi del lusso e non.

Oggi Fabbri Services Srl è un General Contractor che si contraddistingue per una riconosciuta affidabilità professionale, una comprovata dinamicità gestionale e un’unica agilità realizzativa.

Inoltre, fanno parte del gruppo altre tre società di servizi: Multiservices Srl, Multilogistica Srl e Fabbri Vivai Srl.

Esigenze del cliente

AMBITO ERP

Come General Contractor, l’organizzazione dell’azienda è diversificata e comprende un ampio numero di risorse coinvolte, dai dipendenti agli stakeholders esterni. La necessità primaria era efficientare la gestione economica dei progetti, garantendo un controllo di commessa accurato e in tempo reale.

Da qui la ricerca di un software integrabile nella struttura aziendale adatto a semplificare i processi di monitoraggio, riducendo gli errori derivanti dalla gestione manuale e da sistemi disconnessi. L’obiettivo era, quindi, quello di migliorare la gestione economica delle commesse, con un sistema in grado di interfacciarsi facilmente con i software preesistenti e con la gestione delle presenze.

AMBITO HR

Lato risorse umane, si è reso fondamentale automatizzare il flusso di dati delle ore lavorate per singola commessa con gli altri costi. Inoltre, l’esigenza di Fabbri Vivai, Multiservices e Multilogistica era quella di riuscire a rendicontare le presenze e i turni dei propri dipendenti passando da un sistema di timbratura manuale e poco affidabile a una soluzione automatizzata.

Progetto realizzato

Per rispondere alle esigenze di controllo economico delle commesse, siamo intervenuti su Fabbri Services con l’installazione di Ad Hoc Infinity.

Dopo un’attenta analisi è emerso che il precedente gestionale aveva problemi di integrazione con gli altri sistemi, il che portava a una forte carenza funzionale sul controllo di gestione. Al contrario, Ad Hoc Infinity si è integrato perfettamente nell’asset aziendale, orientandolo all’ottimizzazione della gestione delle commesse.

Operativamente, il desiderio era quello di avere un cruscotto digitale che attingesse a tutti i dati necessari e restituisse nel quadro commessa una panoramica aggiornata in tempo reale della redditività, con possibilità di controllarne ogni singolo aspetto in modo sintetico ma analitico, compresi tutti i processi approvativi necessari alle attività di un general contractor.

Ne sono seguiti tre step di integrazione, tra loro concatenati.

 

1.INTEGRAZIONE DEL QUADRO COMMESSA

Il primo passo è stato quello di integrare Ad Hoc Infinity con il cruscotto di controllo gestione già in uso presso l’azienda. Grazie alla grande apertura della soluzione Zucchetti, tutti i dati derivanti dalla gestione della commessa sono confluiti dal database di Infinity al cruscotto, con grande semplicità di sincronizzazione e settaggio da parte del cliente.

 

2.INTEGRAZIONE ZTIMESHEET

Una volta integrato Ad Hoc Infinity, ci siamo occupati della gestione presenze e workflow dei dipendenti per avere un costo puntuale dei collaboratori e dei reparti sulle commesse. La rendicontazione delle ore aveva davvero senso solo se fatta in tempo reale: grazie all’utilizzo dell’app ZTimesheet, siamo riusciti ad automatizzare il processo di rilevazione e imputazione dei costi interni - le ore lavoro dei dipendenti sulle singole commesse - creando un driver di ripartizione e ribaltamento automatico. Il cliente ha potuto, così, superare i precedenti metodi di rendicontazione e consuntivazione manuali e ha iniziato a ricevere dati aggiornati in tempo reale senza sforzi da parte delle risorse interne.

Per farlo, abbiamo creato delle funzioni in grado ricavare i costi puntuali dei dipendenti, ribaltando i dati inseriti su ZTimesheet direttamente su ciascuna commessa. Un ulteriore passo è stato incrociare quei dati anche con le informazioni relative alle buste paga, per avere un quadro economico aggiornato a 360°. Tra gli altri, il vantaggio evidente dell’automazione di questi processi è la possibilità di capire se ci siano o meno reparti in perdita e dove sia possibile efficientare i margini.

Parallelamente, siamo intervenuti su rilevazione e imputazione dei costi esterni dei fornitori. In questo caso, mano a mano che arrivano gli aggiornamenti sullo stato dei lavori, i singoli costi vengono imputati automaticamente ai giorni in cui si verificano, anziché sulla data fiscale amministrativa. Questo è fondamentale per essere certi che i costi siano in linea con gli step di fatturazione al cliente finale.

 

3.INTEGRAZIONE CON DASHBOARD

I progetti gestiti da Fabbri Services sono ampi e complessi e prevedono l’intervento di stakeholders o project manager esterni all’organizzazione che devono intervenire sui singoli task per portare avanti i lavori. Tuttavia, non era possibile dare loro accesso direttamente al quadro di controllo. Il cliente ha, dunque, optato per realizzare una dashboard operativa dedicata agli attori esterni.

Il nostro ulteriore intervento è stato quello di integrare Ad Hoc Infinity anche con questa dashboard, in modo che tutti i dati inseriti sulle commesse confluissero nello stesso database, entrando nel computo dell’intero quadro.

 

L’ESPANSIONE DEL PROGETTO: MULTISERVICES, MULTILOGISTICA E FABBRI VIVAI

Fabbri Vivai e Multilogistica avevano le stesse esigenze di Fabbri Services: automatizzare la gestione delle presenze e il flusso di lavoro per la rendicontazione delle ore dei dipendenti, includendo assenze e straordinari. L’obiettivo era ridurre al minimo il lavoro manuale dell’Ufficio del Personale alla fine del mese. Per queste due aziende, abbiamo implementato la soluzione Presenze e l’app ZTimesheet, integrandole nel flusso aziendale.

Grazie a Presenze, è possibile gestire in modo automatizzato timbrature, richieste di ferie, permessi e straordinari. Tutti i dati vengono poi trasferiti automaticamente a ZTimesheet, dove vengono associati alle commesse trasmesse da Infinity. In questo modo, si ottiene un quadro aggiornato in tempo reale, con i dati incrociati sia per l’area HR che per la gestione delle commesse.

Vista la presenza di più responsabili distribuiti su varie sedi e reparti, Multiservices aveva bisogno di un flusso diverso. Oltre alla gestione delle richieste ferie e permessi con un flusso autorizzativo, ed alla gestione delle timbrature di presenza in base al luogo di lavoro del dipendente, la necessità era quella di pianificare settimanalmente e mensilmente i turni e le sedi dei dipendenti, con due obiettivi: permettere ai dipendenti di visualizzare il loro piano di lavoro e trasmettere automaticamente le informazioni al modulo Presenze per la gestione delle ore lavorate.

Per soddisfare questa esigenza, abbiamo introdotto il programma Scheduling, che permette ai responsabili di pianificare i turni di lavoro per il proprio team. Il processo consente un flusso ordinato tra tutti i moduli: i turni pianificati in ZScheduling, vengono inviati sia a Presenze Project sia a ZTimesheet, per la compilazione rispettivamente del teorico giornaliero e delle ore su commessa. I dipendenti timbrano la presenza, che viene registrata nel cartellino: vengono calcolate le ore lavorate, gli straordinari e le assenze. Alla fine del mese, queste ore vengono verificate dai responsabili nel consuntivo e, una volta convalidate, vengono fatturate correttamente al cliente finale. Inoltre, le ore consuntivate in ZTimesheet vengono passate in Infinity e grazie all’automazione tra i moduli, da Presenze viene generato il file verso le paghe per l’elaborazione delle buste paga, mentre i dipendenti ricevono direttamente in app il loro cedolino, al termine dell’elaborazione paghe.

Soluzioni implementate

• AdHoc Infinity
• Presenze Project
• Workflow presenze
• ZTimesheet
• ZScheduling
• HR Analytics

Risultati

Il progetto di integrazione realizzato per Fabbri Services e le società del gruppo ha portato a risultati significativi in termini di efficienza e controllo dei costi. L'integrazione tra Ad Hoc Infinity e gli altri sistemi aziendali ha permesso di superare le criticità legate alla gestione manuale e alla mancanza di connessione tra i vari strumenti. L'automazione dei processi, dalla rilevazione delle ore lavorate alla rendicontazione dei costi, ha ridotto significativamente gli errori, migliorando la precisione e la tempestività dei dati.

In particolare, la capacità di automatizzare la gestione economica delle commesse, con un driver di ripartizione delle ore e relativo ribaltamento automatico, ha consentito un monitoraggio puntuale e in tempo reale delle risorse, garantendo una gestione ottimizzata dei costi sia interni che esterni. La centralizzazione dei dati in un unico sistema integrato ha ridotto il rischio di discrepanze tra i vari dipartimenti e reso possibile un controllo economico accurato su ogni progetto.

I principali obiettivi, ovvero l’efficientamento dei processi aziendali e l’eliminazione degli errori derivanti da metodi manuali, sono stati pienamente raggiunti, offrendo una gestione automatizzata e priva di errori nella pianificazione e consuntivazione dei costi. Questo intervento ha permesso a Fabbri Services di ottimizzare i margini delle commesse, migliorando al contempo la competitività dell’intero gruppo, riducendo i tempi di gestione e aumentando la trasparenza dei costi.