Il cliente aveva la necessità di sostituire il precedente sistema di gestione delle presenze, che non rispondeva pienamente alle esigenze organizzative interne.
L'obiettivo era rendere più semplice e automatizzata la gestione quotidiana di presenze, ferie e permessi, coinvolgendo direttamente i dipendenti nella richiesta e i responsabili nel processo di approvazione.
A questa esigenza si aggiungeva la necessità di collegare la rilevazione delle presenze alla gestione delle attività sulle commesse, così da ottenere una rendicontazione più precisa delle ore lavorate e dati utili al controllo dell'andamento dei progetti.
Era inoltre importante creare un ambiente digitale unico per la gestione delle informazioni e della documentazione HR, rendendo più semplice l'accesso ai dati sia per l'azienda sia per i dipendenti.
È stato creato un ecosistema integrato basato su Portale HR, Presenze Infinity, Workflow Presenze, ZTimesheet e ZConnect, con l'obiettivo di collegare la gestione delle presenze ai processi HR e alla rendicontazione delle attività sulle commesse.
La gestione quotidiana parte dalla rilevazione delle entrate e delle uscite tramite badge, con il calcolo automatico di presenze, assenze e straordinari. Attraverso il Workflow, i dipendenti possono inserire direttamente richieste di ferie e permessi, che vengono poi indirizzate al responsabile previsto dall'organigramma aziendale per la relativa approvazione.
Il Portale HR rappresenta inoltre il punto di accesso per i dipendenti alla propria documentazione. L'organigramma configurato all'interno del Portale HR permette infatti di strutturare il flusso autorizzativo sulla base dei responsabili diretti, rendendo più ordinata e trasparente la gestione delle richieste.
(I dati delle presenze vengono elaborati per la produzione delle informazioni destinate al consulente paghe, che restituisce documenti come CU e cedolini, successivamente pubblicati direttamente sul portale a disposizione dei dipendenti). Un elemento centrale del progetto è l'integrazione tra Presenze Infinity e ZTimesheet.
I dati delle presenze vengono trasferiti automaticamente nel Timesheet, permettendo di tenere conto delle assenze nella rendicontazione delle ore sulle commesse. In questo modo, la disponibilità giornaliera del dipendente viene immediatamente allineata alle ore effettivamente rendicontabili.
La modalità di utilizzo di ZTimesheet varia inoltre in base alle esigenze delle diverse attività: una parte dei dipendenti inserisce le ore a consuntivo, mentre un'altra parte utilizza il badge all'inizio e alla fine della commessa, generando automaticamente la relativa rendicontazione nel Timesheet. I dati raccolti vengono infine utilizzati dall'ufficio Finance per effettuare estrazioni e monitorare l'andamento delle commesse.
Il progetto ha permesso all’azienda di superare i limiti del precedente sistema di presenze, introducendo una gestione più automatizzata e integrata dei processi HR.
La digitalizzazione e l'organizzazione dei flussi attraverso l'organigramma hanno reso più semplice il coinvolgimento di dipendenti e responsabili, mentre la gestione centralizzata della documentazione ha migliorato l'accessibilità alle informazioni HR.
L'integrazione tra Presenze e Timesheet ha inoltre creato un collegamento diretto tra il tempo rilevato e quello effettivamente rendicontabile sulle commesse, riducendo le attività manuali e migliorando l'affidabilità dei dati. La possibilità di utilizzare modalità differenti di rilevazione e rendicontazione, in base alle caratteristiche delle attività svolte, ha consentito infine di adattare il sistema alle diverse esigenze operative dell'azienda, mettendo a disposizione del Finance informazioni strutturate per il monitoraggio delle commesse. Il risultato è un ecosistema HR nel quale presenze, processi autorizzativi, documenti e attività sulle commesse dialogano all'interno di un unico flusso digitale, con maggiore controllo e continuità nella gestione delle informazioni.
