Profilo Cliente

Il cliente è uno dei principali studi legali europei, con professionisti e sedi operative distribuite in diversi Paesi. L'organizzazione gestisce quotidianamente numerose trasferte nazionali e internazionali a supporto delle attività professionali, con l'esigenza di coordinare in modo efficiente segreterie, professionisti, responsabili di pratica, ufficio viaggi e amministrazione.

Esigenze del cliente

Lo studio aveva l'esigenza di digitalizzare e rendere più efficiente l'intero processo di gestione delle trasferte, dalla richiesta alla prenotazione dei servizi, fino alla nota spese e alla rendicontazione dei costi sulla singola pratica.

Era necessario coordinare in modo strutturato le attività di segreterie, responsabili di pratica e ufficio viaggi, automatizzando le approvazioni e riducendo il reinserimento manuale delle informazioni.

Un ulteriore obiettivo era integrare il processo con l'agenzia di viaggio di riferimento e mantenere sotto controllo non solo le spese sostenute dai professionisti, ma il costo complessivo di ogni trasferta.

Progetto realizzato

Zucchetti Systema ha sviluppato un ecosistema integrato che accompagna l'intero ciclo di vita della trasferta, dalla richiesta iniziale fino alla rendicontazione contabile.

Il processo parte da ZTravel, dove la segreteria inserisce la richiesta per conto del professionista, indicando dati della trasferta, motivazione, pratica di riferimento e servizi necessari, come voli, treni, hotel, trasferimenti e autonoleggi.

Una volta inviata, la richiesta viene sottoposta al responsabile della pratica, che può approvarla o respingerla direttamente dalla mail ricevuta, senza dover accedere alla piattaforma. L'approvazione passa automaticamente i dati a Infinity TRM (Travel Request Management), una piattaforma sviluppata da Zucchetti Systema a partire dall'ambiente Infinity per rispondere alle specifiche esigenze del progetto. Attraverso una dashboard dedicata, l'ufficio viaggi può visualizzare le richieste, prendere in carico i singoli servizi e gestirne l'intero processo.

Il sistema supporta anche la gestione delle proposte: ad esempio l’ufficio viaggi può inserire in maniera strutturata diverse alternative di volo e inviarle al viaggiatore tramite email dalla quale possono essere accettate o rifiutate direttamente tramite apposito link.

Per rendere ancora più fluido il processo, Infinity TRM è stato integrato con la piattaforma eAgency utilizzata dall'agenzia di riferimento. Le richieste di prenotazione vengono, così, trasferite automaticamente e, una volta completata l'operazione, i documenti e i dettagli del servizio vengono acquisiti nuovamente dal sistema, evitando il reinserimento manuale delle informazioni da parte dell'ufficio viaggi.

L'integrazione tra i diversi sistemi consente inoltre di mantenere costantemente aggiornato lo stato della trasferta: dalla richiesta iniziale alla presa in carico, dalla prenotazione alla chiusura del servizio.

Una volta completata la trasferta, il processo prosegue automaticamente con la nota spese. La chiusura dei servizi alimenta ZTravel, che apre la relativa nota spesa e la predispone con le informazioni disponibili. I dati di spesa e i relativi allegati provenienti dal sistema di Travel Request Management vengono acquisiti automaticamente, riducendo ulteriormente le attività manuali.

Il processo è stato completato con l'integrazione dei circuiti di pagamento aziendali, che consente di tracciare e riconciliare le transazioni. Le note spese seguono quindi il workflow autorizzativo previsto dallo studio, con controlli sui limiti di spesa ed eventuale gestione delle eccedenze da parte degli approvatori.

Al termine dell'iter, i dati vengono esportati verso la contabilità.

Risultati

Il progetto ha trasformato la gestione delle trasferte in un processo digitale, integrato e tracciabile, collegando in un unico flusso segreterie, professionisti, responsabili di pratica, ufficio viaggi, agenzia e amministrazione.

La realizzazione di Infinity TRM ha permesso di creare una piattaforma dedicata alle esigenze dello studio, integrata con ZTravel e con eAgency. Il risultato è una significativa riduzione delle attività manuali e una maggiore continuità nello scambio delle informazioni.

Un ulteriore elemento qualificante del progetto riguarda la possibilità di analizzare i dati delle trasferte.

Infinity TRM è stato arricchito con informazioni strutturate specifiche per la gestione dei diversi servizi di viaggio, permettendo di ottenere report e analisi sui costi e sulle modalità di trasferta, anche in relazione alla singola pratica.