TRASFERTE E NOTE SPESE

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ZTravel è la soluzione Zucchetti che permette di ottimizzare l'intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplifica i processi di comunicazione, favorisce la collaborazione, aumenta la produttività di tutti i settori coinvolti, riduce notevolmente i costi di gestione e migliora l'efficienza dei processi.

La struttura modulare della soluzione, inoltre, permette di configurare il software in base alle specifiche esigenze dell'azienda e dell'organizzazione. E' sviluppato ompletamente in tecnologia web.

La gestione di trasferte e note spese è un processo molto complesso che riguarda diverse aree aziendali, in particolare quella amministrativa e quella di gestione del personale.
Le spese di viaggio e trasferta costituiscono inoltre un costo ingente per le aziende e spesso non si è in grado di quantificarle esattamente.

Grazie alla sue caratteristiche avanzate, sia in termini tecnologici che applicativi, Infinity ZTravel Zucchetti risponde a 360° a tutte le necessità di gestione, integrandosi alle altre soluzioni presenti in azienda e garantendo così il massimo dell'efficienza di tutti i processi:

completezza funzionale: dalla pianificazione e organizzazione della trasferta alla compilazione della nota spese, da applicazioni mobile per i trasfertisti fino alla contabilizzazione e all’analisi dei costi con funzionalità di business analytics;
integrazione: il software si integra con i sistemi contabili, di gestione del personale e organizzativi dell'azienda;
efficienza: completamente sviluppato in tecnologia web, Infinity ZTravel semplifica i processi di comunicazione tra trasfertisti, responsabili e uffici amministrativi, favorisce la collaborazione, aumenta la produttività di tutti i settori coinvolti, riduce notevolmente i tempi e i costi di gestione.

Infinity ZTravel permette quindi di ottimizzare l'intero processo di gestione delle trasferte e note spese:

pre-travel
on-travel
post-travel
analisi

LE CARATTERISTICHE

INNOVATIVO

Risponde pienamente alle esigenze di condivisione e di comunicazione delle aziende moderne ed efficienti. Permette il coinvolgimento di tutti coloro che partecipano alla gestione dei diversi processi di trasferta, sia all'interno che all'esterno dell'azienda. Ciò si traduce in un drastico risparmio di tempo e di costi dovuto ad una maggiore efficienza e automazione dei processi.

DINAMICO

È l'applicazione web e globale per gestire attraverso un unico modello operativo tutte le necessità locali, fiscali e organizzative. ZTravel è: multi-lingua; multi-country; multi-società.

modulare

È la soluzione web per le aziende che vogliono dotarsi di un sistema efficace e semplice. È stata pensata e realizzata con una struttura modulare e scalabile per permettere a ciascuna azienda di configurare la propria soluzione in base a specifiche esigenze e alla propria organizzazione.

semplice

Il software è stato progettato per essere uno strumento estremamente intuitivo che permette con estrema semplicità di: snellire le attività degli uffici interessati; eliminare il supporto cartaceo; conferire maggiore autonomia al personale; migliorare i servizi; fornire ai responsabili la verifica in tempo reale sui processi e sull'attività.

COSA TI PERMETTE DI FARE

Mobile

Gestione delle attività di inserimento delle spese sostenute durante la trasferta anche tramite applicazione mobile per smartphone e tablet. Il trasfertista oltre all'inserimento delle spese può allegare le fotografie dei documenti (ricevute, fatture, ecc) velocizzando il controllo prima della consegna cartacea. Grazie alla sincronizzazione automatica, le spese vengono salvate automaticamente in nota spese velocizzando notevolmente il tempo necessario per la rendicontazione.

fatturazione elettronica

Il modulo per la gestione della Fatturazione Elettronica permette di rendere efficiente il processo di riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per le spese di trasferta come vitto, alloggio e carburante. Infinity ZTravel permette infatti di associare automaticamente spesa, dipendente e fattura combinando i datirelativi alla spesa e il file .xml acquisito grazie all'integrazione con Digital Hub Zucchetti. Al momento dal pagamento il dipendente può comunicare facilmente i dati utili alla fatturazione tramite il QR code generato dall’app mobile.

Trasferte

Permette di gestire tutte le fasi pre-travel: autorizzazione, prenotazione di mezzi di trasporto e hotel, gestione anticipi, acquisizione dei documenti di viaggio. Inoltre l'azienda può coinvolgere nel processo le Agenzie per gestire le prenotazioni da effettuare, la predisposizione dei documenti di trasferta (biglietti, vaucher, ecc.) che saranno archiviati automaticamente nel Dossier Trasferta di ciascun utente (DMS)e l’acquisizione automatica delle fatture in nota spese.

Note spese

Permette di gestire la consuntivazione delle spese sostenute durante la trasferta e l'intero processo post-travel: compilazione e controllo della nota spese, predisposizione della Distinta Rimborsi e autorizzazione alla liquidazione dei rimborsi e dei flussi di contabilizzazione, trasmissione dati ripeilogativi rimborsi ai fini LUL, liquidazione diretta su conto corrente o cedolino, contabilizzazione delle spese su ERP aziendale. L'utente in fase di compilazione della nota spese può inoltre inserire direttamente tutte le informazioni (estremi trasferta, voci di spesa, copia dei docuemnti che saranno archiviati in automatico, percorrenze stradali con acquisizione da Google Maps, riferimenti contabili, anticipi, ecc).

analytics

Monitoraggio ed analisi dell'intero processo per individuare eventuali criticità, inefficienze, razionalizzare i costi e intervenire tempestivamente sull'organizzazione delle trasferte. Un evoluto strumento di business intelligence che permette agli uffici coinvolti nell'intero processo di Trasferta e al Management di monitorare e analizzare i costi di trasferta tramite innovativi grafici e cruscotti di facile comprensione, personalizzabili per tipologia di utente e versatili nella composizione dei dati.

pagamenti elettronici

Acquisizione automatica (anche giornaliera) dei costi e riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica e di tutti i movimenti di pagamento generati da qualsiasi fornitore di carte di credito, di carte prepagate ecc. Successiva riconciliazione dei movimenti con l'effettiva trasferta di ciascun utente. Integrazione con le carte di pagamento Soldo e con le carte aziendali centralizzate (es. Airplus Company Account, Diners Lodged e BTA American Express) per importarne quotidianamente i flussi dei pagamenti.

prenotazione auto

Il modulo permette all'azienda di automatizzare il processo di prenotazione delle auto in pool. I dipendenti che hanno necessità di effettuare una prenotazione, accedono ad un cruscotto tramite il quale avranno la possibilità di visualizzare le auto disponibili, le date disponibili ed eventuali prenotazioni già effettuate da altri colleghi. Tracciando con precisione l'assegnazione delle auto aziendali, è possibile assegnare a posteriori eventuali contravvenzioni agli effettivi utilizzatori per date e orari precisi.

paper less office

Infinity ZTravel Zucchetti garantisce un processo sicuro ed efficiente di dematerializzazione dei documenti legati alle trasferte e alle note spese per una gestione completamente paperless dei processi. La comunicazione tra azienda e dipendente diventa interamente digitale e tutti i passaggi cartacei vengono azzerati e grazie alla firma elettronica integrata e al passaggio dati automatico da Infinity ZTravel al sistema di conservazione digitale la copia dei giustificativi cartacei allegati alle note spese viene archiviata a norma di legge e in modo tale da non poter più essere modificata da nessun utente.

localizzazione automezzi

ZTravel è l'unico software di gestione di trasferte e note spese presente sul mercato integrato con i dati di geolocalizzazione dei veicoli aziendali. Localizzazione Automezzi permette di gestire e monitorare i veicoli aziendali, registrando localizzazione, itinerario, soste, velocità e km percorsi. Grazie all'integrazione con il software Note spese i dati vengono automaticamente inseriti nella nota spese del trasfertista, con notevoli efficienze e miglioramenti di gestione. Un cruscotto a disposizione del Fleet Manager visualizza i veicoli in sosta, quelli in movimento e i relativi percorsi, mentre report dettagliati permettono di tenere sotto controllo i costi, come ad esempio il consumo per veicolo.

COSA PERMETTE DI FARE?

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